Invoice Proforma

Apa itu Invoice Proforma?

Invoice proforma adalah dokumen sementara yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau jasa. Dokumen ini berfungsi sebagai penawaran harga dan deskripsi barang atau jasa yang akan dikirim, namun bukan merupakan permintaan pembayaran resmi. Invoice proforma biasanya digunakan dalam transaksi internasional untuk memberikan informasi kepada pembeli tentang apa yang akan mereka terima dan berapa biaya yang harus mereka bayar.

Tujuan Invoice Proforma

Invoice proforma memiliki beberapa tujuan penting dalam proses transaksi bisnis, terutama dalam perdagangan internasional. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari invoice proforma:

A. Memberikan Informasi Awal kepada Pembeli

• Estimasi Biaya: Memberikan perkiraan biaya total yang harus dibayar oleh pembeli sebelum pengiriman barang atau jasa.

• Detail Transaksi: Menyediakan rincian lengkap tentang barang atau jasa yang akan dikirim, sehingga pembeli dapat memverifikasi apakah semuanya sesuai dengan pesanan mereka.

B. Mempermudah Proses Impor dan Ekspor

• Dokumen Pendukung: Invoice proforma sering digunakan sebagai dokumen pendukung dalam proses impor dan harga ekspor. Ini membantu dalam penentuan bea cukai dan pajak impor.

• Negosiasi dan Persetujuan: Digunakan dalam negosiasi antara penjual dan pembeli untuk menyetujui rincian transaksi sebelum faktur final dikeluarkan.

C. Mengurangi Risiko Kesalahpahaman

• Klarifikasi Persyaratan: Invoice proforma membantu mengklarifikasi semua persyaratan dan ketentuan transaksi, sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.

• Dokumentasi Awal: Berfungsi sebagai dokumentasi awal yang bisa dirujuk jika ada perselisihan atau masalah di kemudian hari.

D. Mengatur Keuangan dan Perencanaan

• Perencanaan Keuangan: Membantu pembeli dalam merencanakan keuangan mereka dengan memberikan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan.

• Pengendalian Stok: Penjual dapat menggunakan invoice proforma untuk merencanakan produksi dan pengelolaan stok mereka berdasarkan pesanan yang diharapkan.

Cara Membuat Invoice Proforma

Membuat invoice proforma memerlukan beberapa langkah sistematis untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan tercakup. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat invoice proforma:

A. Persiapkan Informasi Diperlukan

• Detail Penjual dan Pembeli: Kumpulkan informasi lengkap tentang penjual dan pembeli, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.

• Deskripsi Barang atau Jasa: Siapkan deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang akan ditawarkan, termasuk spesifikasi, jumlah, dan harga.

B. Susun Format Invoice

• Header: Tuliskan "Invoice Proforma" di bagian atas dokumen untuk membedakannya dari faktur resmi.

• Informasi Kontak: Cantumkan informasi kontak penjual dan pembeli di bagian atas dokumen.

C. Isi Rincian Transaksi

• Nomor Invoice dan Tanggal: Berikan nomor invoice unik dan tanggal pembuatan invoice proforma.

• Deskripsi Barang atau Jasa: Cantumkan deskripsi lengkap tentang barang atau jasa, termasuk kuantitas, harga per unit, dan total harga.

D. Tambahkan Syarat dan Ketentuan

• Syarat Pembayaran: Cantumkan syarat pembayaran, termasuk metode pembayaran yang diterima dan jangka waktu pembayaran.

• Syarat Pengiriman: Sertakan informasi tentang syarat pengiriman, seperti metode pengiriman, biaya pengiriman, dan perkiraan waktu pengiriman.

E. Hitung Total Biaya

• Subtotal: Hitung subtotal dari semua barang atau jasa yang tercantum.

• Pajak dan Biaya Tambahan: Tambahkan pajak, biaya pengiriman, dan biaya tambahan lainnya.

• Total: Hitung total biaya yang harus dibayar oleh pembeli.

Contoh Invoice Proforma

Berikut adalah contoh sederhana dari invoice proforma untuk memberikan gambaran lebih jelas:

Proforma Invoice

Nomor Invoice: PI-12345

Tanggal: 10 Juni 2024

Penjual: PT. ABC International Jl. Merdeka No. 1, Jakarta, Indonesia Telepon: +62 21 1234567 Email: sales@xxxx.com

Pembeli: XYZ Corporation 123 Elm Street, San Francisco, CA, USA Telepon: +1 415 1234567 Email: procurement@xyxzcorp.com

Deskripsi Barang:

Subtotal: $29,250

Pajak (10%): $2,925

Biaya Pengiriman: $1,000

Total: $33,175

Syarat Pembayaran: Pembayaran harus dilakukan dalam waktu 30 hari setelah penerimaan invoice proforma ini melalui transfer bank ke rekening berikut: Bank ABC, Nomor Rekening: 123-456-789, Atas Nama: PT. ABC International

Syarat Pengiriman: Barang akan dikirim melalui pengiriman laut dalam waktu 2 minggu setelah konfirmasi pembayaran.

Karakteristik Invoice Proforma

• Tidak Mengikat: Invoice proforma bukan faktur final dan tidak mengikat secara hukum seperti faktur resmi. Ini hanya perkiraan biaya yang akan ditagihkan.

• Informasi Lengkap: Mencakup informasi lengkap tentang barang atau jasa, termasuk deskripsi, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.

• Tujuan Informasi: Digunakan untuk tujuan informasi dan bukan untuk keperluan akuntansi atau pembayaran.

Isi dari Invoice Proforma

• Detail Penjual dan Pembeli: Informasi lengkap tentang penjual dan pembeli, termasuk nama, alamat, dan kontak.

• Deskripsi Barang atau Jasa: Deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang ditawarkan, termasuk jumlah dan harga.

• Syarat dan Ketentuan: Informasi tentang syarat pembayaran, pengiriman, dan ketentuan lainnya.

• Total Biaya: Perkiraan total biaya yang harus dibayar oleh pembeli, termasuk pajak dan biaya tambahan lainnya.